Erasmus

Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w projekcie mobilnościowym realizowanym przez Zespół Szkół Mechanicznych i Ogólnokształcących Nr 5 im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Łomży w ramach akredytacji nr 2023-1-PL01-KA120-VET-000192250 w oparciu o umowę numer 2025-1-PL01-KA121-VET-000334433 z Narodową Agencją w ramach programu Erasmus +, Kształcenie i szkolenie zawodowe.

Dla potrzeb niniejszego Regulaminu stosuje się poniższe definicje:

1. Projekt – zespół działań i przedsięwzięć realizowanych w ZSMiO nr 5 w Łomży w okresie trwania projektu w oparciu o umowę numer 2025-1-PL01-KA121-VET-000334433 z NA.
2. ZSMiO nr 5 – Zespół Szkół Mechanicznych i Ogólnokształcących Nr 5 im. Marszałka Józefa Piłsudskiego W Łomży.
3. NA – Narodowa Agencja Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności
4. Uczestnik – uczeń ZSMiO nr 5 w Łomży, pobierający naukę w jednym z zawodów; technik programista, technik technologii drewna lub technik elektryk, który przeszedł pozytywnie procedurę weryfikacyjną do uczestnictwa w projekcie i został zakwalifikowany do wyjazdu na praktyki zagraniczne.
5. Koordynator Projektu – Sylwia Gradowska, nauczyciel ZSMiO nr 5 w Łomży.
6. Asystent Koordynatora Projektu – Andrzej Borawski, kierownik kształcenia praktycznego ZSMiO nr 5 w Łomży.
7. Specjalista ds. monitorowania i ewaluacji – Kamil Piwko, nauczyciel ZSMiO nr 5 w Łomży.
8. Specjalista ds. rozliczeń finansowych – Marta Pachucka, główna księgowa ZSMiO nr 5 w Łomży.
9. Opiekun – nauczyciel sprawujący opiekę nad uczestnikami Projektu w trakcie odbywania praktyk.

1. Projekt realizowany jest w Zespole Szkół Mechanicznych i Ogólnokształcących nr 5 im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Łomży w okresie 01.06.2025 – 30.08.2026 z możliwością przedłużenia do 30.05.2027.
2. Projekt skierowany jest do uczniów klas III ZSMiO nr 5 pobierających naukę w zawodach technik programista, technik technologii drewna i technik elektryk, którzy w terminie odbywania praktyk będą uczniami klasy IV.
3. Projekt skierowany jest do 23 uczniów: 14 uczniów kształcących się w zawodzie technik programista (6 uczniów z klasy 4P i 8 uczniów z klasy 3P), 4 uczniów w zawodzie technik elektryk, 5 uczniów w zawodzie technik technologii drewna. Zostanie przygotowana również lista rezerwowa – po trzech rezerwowych uczestników dla każdego kierunku.
4. W ramach projektu Uczestnicy wezmą udział w:
   • a) Przygotowaniu językowo – kulturowym, obejmującym:
     • Warsztaty kulturowe – 10 h.
     • Zajęcia z języka angielskiego zawodowego w wymiarze 15 godzin z podziałem na 3 grupy
     • Zajęcia językowe z języka włoskiego w wymiarze 15 godzin dla każdej grupy uczestników przeprowadzone w Polsce (dodatkowo w zajęciach biorą udział uczestnicy z listy rezerwowej)
     • Udział w szkoleniu językowym na platformie OLS
   • b) warsztatach pedagogicznych w wymiarze 5 godzin.
   • c) 4- tygodniowych praktykach zorganizowanych przez instytucję Futura Mobility & Consulting z siedzibą w Pescarze; dotyczy uczniów klas IV z ZSMiO nr 5 kształcących się w zawodach technik programista, technik technologii drewna, technik elektryk
5. Terminy praktyk:
   Grupa I: 20.04.2026-15.05.2026 (obecne klasy IV P i IV E)
   Grupa II: 14.09.2026 – 09.10.2026 (obecne klasy III P i III TD)
   Termin dotyczy samych praktyk bez czasu podróży, który może wynosić dodatkowo 1 lub 2 dni w zależności od dostępnych terminów lotów.

1. Każdy Uczestnik ma prawo do:
   • a) nieodpłatnego udziału w zajęciach, na które się zakwalifikował,
   • b) zgłaszania uwag i oceny zajęć, w których uczestniczy,
   • c) otrzymania materiałów promocyjnych oraz materiałów dydaktycznych potrzebnych do realizacji zajęć,
   • d) uczestnictwa w praktykach w wymiarze 4 tygodni w zakładzie pracy zgodnym z kierunkiem kształcenia,
   • e) zapewnienia transportu do/z Włoch,
   • f) zapewnienia transportu lokalnego w miejscu odbywania praktyk,
   • g) zapewnienia zakwaterowania,
   • h) zapewnienia środków na zakup wyżywienia,
   • i) zapewnienie dodatkowego ubezpieczenie OC i NNW w trakcie wyjazdu,
   • j) organizacji czasu wolnego w postaci wycieczek i zajęć kulturowych,
   • k) wsparcia ze strony Zespołu Projektowego oraz Opiekunów,
   • l) bieżącej informacji dotyczącej realizacji projektu.
2. W celu zapewnienia jak najlepszej realizacji Projektu każdy Uczestnik zobowiązuje się do:
   • a) przestrzegania zapisów „Regulaminu rekrutacji” i „Regulaminu Projektu”,
   • b) systematycznego uczęszczania na zajęcia lekcyjne (brak godzin nieusprawiedliwionych)
   • c) uzyskania pozytywnych ocen w trakcie klasyfikacji końcowo rocznej z języka angielskiego i przedmiotów zawodowych
   • d) przejście testu językowego na platformie OLS przed przystąpieniem do zajęć językowych w terminie 10 dni od momentu przystąpienia do projektu. Brak dostarczenia Specjaliście ds. monitorowania i ewaluacji dokumentu potwierdzającego odbycie testu w formacie pdf do 11 dnia od dnia przystąpienia do projektu dyskwalifikuje uczestnika projektu a jego miejsce zajmuje uczestnik z listy rezerwowej,
   • e) odbycie szkolenia językowego na platformach OLS najpóźniej do 25 marca (grupa I) lub 25 sierpnia (grupa II) i przesłanie dokumentu potwierdzającego jego odbycie w pliku pdf do Specjalisty ds. monitorowania i ewaluacji. Brak odbycia szkolenia do tego czasu może skutkować usunięciem z listy uczestników mobilności,
   • f) wykonanie testu z języka angielskiego po zakończeniu mobilności w ciągu 2 tygodni od zakończenia mobilności. Brak wykonania testu i/lub niedostarczenia certyfikatu w pliku pdf Specjaliście ds. monitorowania i ewaluacji skutkować będzie nałożeniem kary finansowej, która zostanie określona w Umowie z Uczestnikiem,
   • g) przygotowania i przesłania do dnia 10.03.2026 CV w języku angielskim wraz ze zdjęciem,
   • h) zawarcia umowy o staż zgodnie z założeniami Programu Erasmus+,
   • i) wyrobienie karty EKUZ,
   • j) uczestnictwa w zajęciach i działaniach zaplanowanych w ramach realizacji projektu (podpisy na listach obecności),
   • k) wypełniania w trakcie zajęć oraz po zakończeniu praktyk testów sprawdzających, ankiet ewaluacyjnych,
   • l) uzupełnienie Dzienniczka Praktyk,
   • m) wypełnienie ankiety ewaluacyjnej (Raportu Końcowego) po powrocie ze stażu (Beneficiary Module) w ciągu 28 dni od dnia zakończenia praktyk. Brak uzupełnienia Raportu Końcowego skutkować będzie nałożeniem kary finansowej, która zostanie określona w Umowie z Uczestnikiem,
   • n) współpracy z Koordynatorem Projektu, Asystentem Koordynatora Projektu, Specjalistą ds. ewaluacji, opiekunami i nauczycielami zaangażowanymi przy realizacji projektu,
   • o) systematyczne dokumentowanie udziału w Projekcie poprzez przekazywanie zdjęć i filmów wraz opisem z realizacji praktyk oraz programu kulturowego Koordynatorowi Projektu,
   • p) przestrzegania wszelkich przepisów dotyczących bezpieczeństwa szczególnie podczas podróży oraz w trakcie pobytu na terenie Włoch,
   • q) przestrzegania bezwzględnego zakazu spożywania alkoholu, palenia tytoniu i zażywania środków odurzających. Przystępując do projektu Uczestnik oraz jego Opiekun prawny/rodzic przyjmuje do wiadomości, iż nieprzestrzeganie tego zakazu wiąże się z koniecznością powrotu do Polski na koszt własny. Ponadto złamanie tego zakazu wiązać się będzie z wykluczeniem z projektu oraz koniecznością zwrotu pełnych kosztów jego realizacji (koszt organizacji praktyk, transportu oraz przygotowania do wyjazdu),
   • r) nieoddalania się samodzielnego od grupy podczas wycieczek i wyjazdów,
   • s) nieumieszczania w mediach społecznościowych ani nieudostępniania osobom postronnym niewłaściwych treści związanych z realizacją programu Erasmus + w trakcie całego okresu uczestnictwa w projekcie. Złamanie tego zakazu wiązać się będzie z wykluczeniem z projektu oraz koniecznością poniesienia pełnych kosztów jego realizacji (koszt organizacji praktyk, transportu oraz przygotowania do wyjazdu)
3. Każdy Uczestnik zobowiązuje się do założenia konta bankowego w EURO na własne nazwisko w celu przelania środków.
4. Każdy Uczestnik i jego Opiekun prawny wyraża zgodę na kontakt z uczestnikiem za pomocą komunikatorów (Messenger, WhatsApp) w celu usprawnienia komunikacji przed i w trakcie mobilności. Brak wyrażenia zgodą wyklucza możliwość uczestnictwa w projekcie.
5. Każdy Uczestnik i jego Opiekun prawny wyraża zgodę na udostępnianie wizerunku w celu promocji projektu w mediach społecznościowych, stronie projektu i ZSMiO nr 5 a także w mediach lokalnych. Brak wyrażenia zgodą wyklucza możliwość uczestnictwa w projekcie.

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w projekcie bez ponoszenia odpowiedzialności finansowej, jeśli rezygnacja została zgłoszona na piśmie do Dyrektora szkoły w terminie do 14 dni od dnia ogłoszenia wyników rekrutacji (w przypadku osób niepełnoletnich rezygnacja musi być podpisana przez rodzica/opiekuna prawnego).
2. Rezygnacja w trakcie trwania zajęć jest możliwa wyłącznie w przypadku bardzo ważnych powodów osobistych, losowych lub zdrowotnych. Rezygnacja musi być złożona na piśmie. Należy dołączyć zaświadczenie o stosownej sytuacji (np. zwolnienie lekarskie). W przypadku osób niepełnoletnich rezygnacja musi być podpisana przez rodzica/opiekuna prawnego. Decyzję o konieczności zwrotu poniesionych kosztów podejmuje Koordynator Projektu w porozumieniu z Dyrektorem ZSMiO nr 5.
3. W przypadku nieuzasadnionej rezygnacji z udziału w zadaniach projektowych lub wykluczenia z udziału w projekcie, uczestnik zobowiązany jest do zwrotu poniesionych kosztów uczestnictwa w projekcie (np. koszt transportu) oraz otrzymanych materiałów dydaktycznych i szkoleniowych, najpóźniej w chwili złożenia pisemnej rezygnacji lub wykluczenia.

Zespół projektowy zastrzega sobie prawo wykluczenia ucznia z udziału w projekcie w przypadku:

1. nieobecności na zajęciach organizowanych w ramach realizacji projektu w ilości przekraczającej 20% ogólnej liczby zajęć, przy czym maksymalnie 10% na zajęciach językowych. Bez znaczenia pozostaje fakt czy są to obecności usprawiedliwione czy nieusprawiedliwione. Wyjątek stanowi dłuższa nieobecność spowodowana pobytem w szpitalu bądź ciężką udokumentowaną chorobą. Jeśli uczestnik będzie miał zbyt niską frekwencję jego miejsce zajmie osoba z listy rezerwowej, która ma wyższą frekwencję.
2. zaliczenie testów sprawdzających opanowanie języka poniżej 75%. Uczestnik, który zaliczy test poniżej 75% ma prawo do jednego testu poprawkowego. Jeśli w dalszym ciągu go nie zaliczy jego miejsce zajmuje uczestnik z listy rezerwowej z wyższym wynikiem testu.
3. drastycznego naruszenia zapisów Regulaminu Projektu.

1. Organizacja i prowadzenie Biura projektu – współpraca z dyrektorem szkoły i pozostałym personelem projektu.
2. Nadzór nad promocją projektu.
3. Utworzenie i aktualizowanie zawartości strony internetowej projektu. Bieżące zamieszczanie informacji.
4. Kontrola oraz nadzór merytoryczny nad realizacją projektu zgodnie z wymogami oraz obowiązującymi przepisami krajowymi i wewnętrznymi, w oparciu o umowę o dofinansowanie.
5. Zapewnienie wysokiego poziomu realizacji projektu in ujęciu organizacyjnym i merytorycznym.
6. Opracowywanie instrukcji i regulaminów projektu.
7. Opracowanie harmonogramu projektu.
8. Kontrola programów edukacyjnych dla szkoleń.
9. Monitorowanie systematyczności i efektywności realizacji projektu.
10. Kontrola realizacji zadań wynikających z harmonogramu oraz budżetu.
11. Informowanie na bieżąco o zaistniałych problemach i propozycjach ich rozwiązania opiekuna projektu z ramienia NA.
12. Kontrola dokumentacji pod kątem jej oznaczania zgodnie z wytycznymi.
13. Nadzór nad prawidłowością wydatkowania środków finansowych.
14. Nadzorowanie przetwarzania danych osobowych uczestników projektu.
15. Sporządzenie i podpisanie umowy z uczestnikami projektu.
16. Organizację wyjazdów edukacyjnych.
17. Współpraca z organizacją pośredniczącą, firmą AMFI International.
18. Opracowanie Raportu Końcowego.

1. Dokonywanie analizy rynku i przygotowywanie zapytań ofertowych na zakup materiałów do projektu; Dokonywanie wyborów odnośnie materiałów zakupywanych w ramach projektu dla beneficjentów
2. Nadzór i koordynacja rekrutacji beneficjentów. Opracowanie dokumentacji z prac komisji rekrutacyjnej.
3. Koordynacja wyboru firm świadczących usługi - organizowanie prac komisji do wyboru ofert.
4. Koordynacja działań według harmonogramu.
5. Czuwanie nad prawidłową realizacją projektu, w tym zgodności realizacji zadań z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu i jego harmonogramem.
6. Zbieranie i archiwizacja dokumentów projektowych.
7. Przygotowanie ankiety podsumowującej odbyte praktyki i ich analiza.
8. Kontrola dzienniczków praktyk.
9. Współpraca z pozostałym personelem projektu celem realizacji zamierzonych działań i osiągnięcia zaplanowanych celów projektu

1. Przygotowanie, przeprowadzenie i analiza ankiet.
2. Ewaluacja wskaźników projektu.
3. Archiwizacja dokumentacji.
4. Kontrola odbywania przez beneficjentów szkoleń na platformie OLS.
5. Monitorowanie zajęć.
6. Sprawozdawczość.
7. Wsparcie Koordynatora Projektu w działaniach promocyjnych.

1. Dokonywanie rozliczeń finansowych.
2. Opisywanie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Sporządzanie wniosków dot. Zmian planu wydatków w ramach projektu.
4. Nadzór nad stosowaniem właściwej klasyfikacji budżetowej projektu.
5. Sporządzenie projektu planu wydatków.
6. Kontrolowanie rozliczeń wykonanych dostaw i usług.
7. Przekazywanie dokumentów księgowych do podpisu upoważnionym osobom.
8. Kopiowanie dokumentów księgowych i innych dokumentów związanych z realizacją projektu i ich archiwizowanie.
9. Bieżąca analiza wydatków i stanu środków pieniężnych projektu.

1. Opiekun zobowiązuje się do:
   • a) opieki nad uczniami biorącymi udział w stażu w czasie pobytu grupy we Włoszech.
   • b) pomoc w korzystaniu z transportu miejskiego celem poprawnej realizacji odbywanych staży w przypadku zaistnienia takiej konieczności.
   • c) organizacja programu kulturowego we współpracy z firmą pośredniczącą AMFI International oraz pomocy językowej i organizacyjnej w przypadku pojawienia się trudności w ramach poprawnej realizacji staży.
   • d) monitoring przebiegu praktyk
   • e) kontroli kompletności i poprawności dokumentacji potwierdzającej odbycie praktyk (Dzienniczek Praktyk)
   • f) dokumentowania przebiegu praktyk
   • g) dokumentowania realizacji programu mobilności w postaci zdjęć i nagrań w celu promocji projektu.
   • h) współpracy z kierownictwem projektu i natychmiastowe informowanie o pojawiających się problemach.
   • i) wzięcia udział w spotkaniach w firmach oraz z organizacją pośredniczącą AMFI International;
   • j) organizowania spotkania z uczniami dwa razy w tygodniu w celu omówienia przebiegu praktyk, ustalania planów wycieczek, kontroli poprawności uzupełniania dokumentacji, kontroli porządku w pokojach
   • k) dokonania ewaluacji stopnia realizacji projektu poprzez kontrolę dzienniczków praktyk, wizyty w firmach przyjmujących oraz przeprowadzenie rozmów i ankiet wśród uczestników
   • l) zapewnienia obieg informacji między firmą a uczniami;
   • m) w przypadku choroby ucznia poinformowania o tym opiekuna projektu i rodzica, obecności przy wizycie lekarskiej, w razie konieczności towarzyszy uczniowi i opiekunowi podczas wizyty w szpitalu;
   • n) reagowania na wszelkie problemy zgłaszane przez uczniów dotyczące przebiegu praktyk, zajęć językowych, zakwaterowania i zgłaszania ich do opiekuna projektu oraz kierownictwa projektu
2. Opiekun w trakcie realizacji przedmiotu umowy zobowiązany jest
   • do współpracy z osobami wyznaczonymi przez firmę pośrednicząca jak również partnera przyjmującego z każdego zakładu pracy dla poszczególnych grup uczniów:
   • do bieżącej współpracy w sprawach związanych z wykonaniem umowy i rozwiązywania pojawiających się trudności i problemów
3. Opiekun ponosi pełną odpowiedzialność za:
   • jakość i terminowość realizacji zadań
   • szkody wyrządzone przez swoje działania lub zaniechania podczas wykonywania przedmiotu umowy.

Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia. Łomża, 02.02.2026